Hulp nodig?

Inleiding: hoe werkt spam?

Wanneer je een brief stuurt met de post komt die (hopelijk) in een brievenbus terecht.
De brievenbus bevat anti-spam instructies in de vorm van 'Geen Reclamedrukwerk' stickers.
Je postbode speelt hier een belangrijke rol: zij zijn verantwoordelijk voor het naleven van deze instructies.

In de digitale wereld van e-mail werkt deze relatie andersom. De postbode is je e-mail service provider (afgekort ESP – dit kan b.v. Google (via GMail) of Microsoft (via Outlook) zijn).
Je e-mail bericht komt toe op een digitale brievenbus (= mailbox). Deze mailbox is beschermd door een derde partij (de ESP van de ontvanger van je bericht) in plaats van stickers.
In dit geval is het de verantwoordelijkheid van de ontvangende ESP om bepaalde anti-spam instructies na te leven.

Wij hebben geen controle over welke anti-spam regels de ESP van de ontvangers gebruiken of naleven.
De enige manier om te zorgen dat je berichten niet als spam aanzien worden is door het vertrouwen van de ESP van de ontvangende partij te winnen.
Dit vertrouwen wordt uitgedrukt in de vorm van een 'reputatie score' die gekoppeld is aan je e-mail domein.

Waarom komen mijn berichten in de spam folder terecht?

Je e-mails kunnen in een spam folder belanden op 2 manieren:

•     De e-mail service provider (afgekort ESP) van de ontvanger gebruikt een algoritme dat je bericht als spam aanziet.
•     De ontvanger heeft je bericht manueel als spam gemarkeerd.

Hoe werkt dit algoritme?

Het spamfilter algoritme van een ESP analyseert je bericht, de belangrijkste gegevens waar naar gekeken wordt zijn:

•     Vanuit welk domein komt je bericht.
•     Hoeveel berichten heb je al verzonden met dit e-mail adres.
•     Hoeveel berichten probeer je tegelijk te verzenden.
•     Van waaruit stuur je die berichten (welke applicatie/OS).
•     Hoeveel van je berichten worden na ontvangst effectief geopend.
•     Bestaat er een Sender Policy Framework-record voor je domeinnaam (afgekort SPF-record; dit is een protocol dat tot doel heeft spam te verminderen. Meer informatie over SPF)
•     De inhoud van je mail wordt gecontroleerd, inclusief de opmaak. Een bericht met b.v. enkel een afbeelding (zonder tekst) zal heel snel als spam aanzien worden.

Aan de hand van deze informatie kent het algoritme je bericht een spam score toe. Ligt deze boven een bepaalde waarde dan zal je mail aanzien worden als spam.

Je reputatie score wordt elke dag bijgewerkt. Het kan dus best zijn dat je na het versturen van een promotionele campagne naar een groot aantal ontvangers voor een tijdje op een spamlijst terechtkomt.
Als dit een veelvoorkomend probleem is raden wij aan om gebruik te maken van een aparte dienst die specialiseert in email marketing (b.v. Mailchimp).

Wat kan ik doen om de oorzaak van een lage spam score te achterhalen?

Al deze informatie wordt geëncodeerd in elke e-mail zelf, dit is de 'e-mail header'. Deze wordt automatisch aangemaakt wanneer je een e-mail verstuurd en bijgewerkt na elke stap dat dit bericht aflegt.

Vraag aan een ontvanger van één van je spam berichten om deze terug te sturen. De e-mail header van dit bericht zal ons inzicht geven in waarom het als spam aanzien werd.

Een andere methode om de leverbaarheid van je berichten na te kijken is de mail-tester dienst.

Concrete stappen die ik kan ondernemen om de leverbaarheid van mijn e-mails te verbeteren?

Hoe de ontvangers omgaan met je berichten heeft een directe en belangrijke impact op je reputatie score als afzender.
Als een ontvanger je bericht b.v. als gelezen markeert is dit voldoende om je score naar boven te halen.

•     Vraag aan de ontvanger(s) om je berichten uit de spam folder te halen en als gelezen te markeren.
•     Vraag aan de ontvanger(s) om je e-mail adres aan hun lijst van 'Safe Senders' of 'Contacten' toe te voegen.
•     Stuur ons een mail-tester rapport door voor verder onderzoek (zie kader hierboven voor instructies).